О

Порядок прохождения и исполнения поступающей корреспонденции:

1. Прием и первичная обработка всей входящей корреспонденции осуществляет офис менеджер компании.

• При приеме корреспонденции проверяется целостность конвертов, другой упаковки.
• Ошибочно доставленную корреспонденцию пересылают отправителю.
• При вскрытии конвертов (упаковки) проверяются правильность адресования и наличие вложенных документов.
• Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если адрес отправителя указан только на конверте, если дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют большие расхождения во времени, если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.

2. Первичная обработка передача документов исполнителям производится в день их поступления в компанию.

3. Вся входящая корреспонденция сортируется на регистрируемую и нерегистрируемую.

4. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

5. Регистрации не подлежат:

• Документы без подписи;
• Первичная документация бухгалтерского учета;
• Печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
• Рекламные материалы, информационные сводки, тематические и специальные сборники.
• Пригласительные билеты, поздравительные письма;
• Документы с пометкой "Лично".

6. Входящая корреспонденция регистрируется в журнале входящей документации:

№	Дата	Индекс входящего документа	Вид документа	Кому направлен	Расписка в получении

7. Регистрация входящей корреспонденции происходит в системе .............

Письма сканируются, регистрируются в ............. и направляются на рассмотрение директору или иным уполномоченным должностным лицам.

8. После рассмотрения документа директором либо иным уполномоченным должностным лицом, офис менеджер либо работник соответствующего структурного подразделения (в случае рассмотрения документа уполномоченным лицом) заполняет закладку "Резолюция"

9. Руководители структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, передачу их исполнителю в день поступления, контроль за качеством исполнения.

10. Исполнение документа осуществляется в соответствии с резолюцией директора или уполномоченного должностного лица.

11. Исполнение резолюции "для подготовки ответа" предусматривает сбор и обработку необходимой информации подготовку проекта письма - ответ на запрос, его оформление, согласование, подписание (утверждение) директором либо иным уполномоченным должностным лицом, подготовку к пересылке адресату.

Исполнение определяет необходимое количество экземпляров.

12. Исполнение резолюции "поручение" предусматривает сбор и обработку необходимой информации, выполнение поручения и предоставление информации ............. о выполнении поручения или невозможности его выполнения с соответствующим обоснованием. При необходимости информация излагается в служебной записке.

13. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители своевременно и качественно проводят анализ информации и представляют ответственному исполнителю в установленные ими сроки необходимые документы (проекты документов, справок, сведений и т.д.)

14. Документ считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нем вопросы и соблюдены сроки исполнения:

- если в документе установлен срок исполнения - в указанный срок;

- документы без указания срока исполнения - в месячный срок;

- если в документе имеется пометка "срочно" - в трехдневный срок;

Срок исчисляется в календарных днях с даты регистрации документа.

15. Исполнитель несет персональную ответственность за недостоверность информации, использованной при подготовке документа, за несоблюдение требований исполнительской дисциплины, за неправильное использование действующих нормативных документов в подготовке, оформлении и исполнении документов в срок.

Порядок подготовки и прохождения исходящей корреспонденции:

1. Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), тиражированию и отправке.
2. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений.
3. . Регистрации в .......... подлежат все исходящие письма.
4. В служебном письме обязательными реквизитами являются: - полное наименование организации; - дата и регистрационный номер; - адресат (в случае отправления почтой, указывается почтовый адрес); -  заголовок к тексту, в том числе к гарантийному письму; - текст документа; - отметка о наличии приложения; - подпись; - отметка об исполнителе (с указанием инициалов и фамилии исполнителя и номера его телефона); - оттиск печати (при необходимости).
5. При оформлении исходящего письма-ответа в ............... обязательно делается ссылка «в ответ на входящий».
6. Оформленное письмо инициатор размещает в ..............., заполняя регистрационную карточку исходящего документа, и направляет его на согласование директору.
7. На этапе согласования письмо может быть отправлено инициатору на доработку, если оно не соответствует требованиям к оформлению документов.
8. Гарантийное письмо - документ, гарантирующий исполнение изложенных в нем обязательств. Это письмо имеет повышенную правовую функцию и подписывается директором либо иным уполномоченным должностным лицом.
9. Право подписи имеют должностные лица, которым делегированы полномочия по подписанию документов.
10. Документ регистрируется в ................. в день его подписания.
11. Работники структурных подразделений перед отправкой корреспонденции должны обязательно проверить правильность ее оформления и адресования.
12. Документы для отправки в другие организации передаются ............................. полностью оформленными.
13. Документы, подлежащие отправке, направляются адресату в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
14. В ....................... хранятся копии исходящих писем.

Организация контроля

1. Все поступающие в компанию документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю. Основанием постановки документа на контроль является резолюция руководителя.
2. Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и исполнительской дисциплины.
3. Контроль за правильностью оформления и своевременностью исполнения документов в компании осуществляет ........ Информация о неисполненных в срок документах представляется .............. в соответствии с установленным распределением обязанностей.
4. Документы считаются исполненными, если решены поставленные в них вопросы и адресату дан ответ по существу. Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или частичное исполнение поручения, не является основанием для признания документа исполненным.
5. Руководители структурных подразделений контролируют состояние исполнительской дисциплины по поступившим в адрес структурного подразделения документам и документам, подготовка которых осуществлялась структурным подразделением.